Методична рада нотаріату
Актуальна інформація
Монiторинг законодавства
Судова практика
Методичнi рекомендацii
Бібліографія з окремих видів нотаріальних дій
Склад методичноi ради

Головна   /  Методичнi рекомендацii  

Ведення діловодства

1.Допускається виготовлення фотокопій двох документів на одному аркуші. Наприклад: якщо виготовлена фотокопія свідоцтва про народження, то на звороті можна виготовити фотокопію свідоцтва про одруження. На кожній з таких фотокопій нотаріус робить напис „З оригіналом згідно”, ставить дату, підпис та печатку.

2.Допускається використання штампу з  текстом „З оригіналом згідно”, датера. Забороняється використання факсимільного підпису.

3.Якщо документ, з якого виготовляється фотокопія, двосторонній, (наприклад, довідка з ЄДРПОУ, свідоцтво про державну реєстрацію юридичної особи, договір купівлі-продажу тощо) зазначений напис, дату, підпис та печатку слід ставити в кінці документа.

 4.Якщо сам документ односторонній, але на його звороті є відмітки (наприклад, свідоцтво про державну реєстрацію юридичної особи з відміткою про видачу дозволу на виготовлення печатки, довіреність на право розпорядження транспортним засобом з відміткою на звороті про передоручення повноважень тощо),такий документ слід вважати двостороннім і відповідний напис необхідно робити під кінцевим текстом (відміткою).

 5.У випадку, коли у справах нотаріуса необхідно залишити фотокопію документа, виготовленого на більш ніж двох  сторінках (наприклад, статут юридичної особи), напис „З оригіналом згідно”, дату, підпис та печатку слід проставляти на кожній сторінці, або виготовлену копію такого документа прошити, пронумерувати аркуші, зробити відповідний напис, скріпити його підписом та печаткою, і в кінці зробити напис   „З оригіналом згідно”, проставити  дату, підпис та печатку.       

Якщо у справах нотаріуса залишається фотокопія-витяг з документа, викладеного на декількох сторінках (наприклад, якщо із статуту юридичної особи достатньо залишити копії сторінок, де йдеться про компетенцію органів управління), напис „З оригіналом згідно”, дату, підпис та печатку слід ставити на кожній сторінці. У цьому випадку, крім фотокопій  необхідних сторінок, слід обов’язково виготовляти фотокопії титульної сторінки, сторінки, на якій викладені дані про засновників- учасників, сторінок з їх підписами та посвідчувальним написом нотаріуса.       

 6.Якщо на правовстановлювальному документі, який підлягає поверненню сторонам правочину,  нотаріус зробив напис про зміст посвідченого договору, то у справах нотаріуса слід залишати фотокопію документа з таким написом.    

 7.Якщо нотаріально посвідчений договір передбачає наявність невід’ємних додатків (наприклад, кадастровий план земельної ділянки до договору купівлі-продажу/дарування/оренди), додаток повинен бути підшитий до кожного з примірників договору, у тому числі і того, який залишається у справах нотаріуса. Аркуші повинні бути пронумеровані, напис про їх кількість повинен бути скріплений підписом та печаткою нотаріуса.       



Повний список >>
  © 2008 Методична рада нотаріату